Die Grundlagen für eine verbesserte Kooperation zwischen Vertrieb und Logistik

Synergien und Wettbewerbsvorteile durch eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist ein Thema für den B2B-Vertrieb, um das es nicht mehr herumkommt. Zu wichtig sind die potenziellen Synergien und Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen. Vor allem eine effiziente Kooperation zwischen Vertrieb und Logistik kann Kundenbeziehungen und Supply-Chain-Management auf das nächste Level heben.

Doch während der Erfolg vielversprechend ist, klaffen meist große Lücken zwischen den Abteilungen. Dies ist vorwiegend begründet mit den stark abweichenden Thought Worlds und den dadurch resultierenden Differenzen, was Prozess- und Kundenorientierung anbelangt.

In diesem Beitrag wollen wir uns genau mit diesem Thema befassen: Wie schafft man es, die Abteilungen B2B-Vertrieb und Logistik sowie deren Thought Worlds anzunähern, um somit die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Den Fokus setzen wir dabei auf das Konzept des Hybrid Selling, nicht horizontal, sondern vertikal auf Unternehmensebene lanciert.

Konfliktpotenzial zwischen Vertrieb und Logistik

Bevor wir uns jedoch mit den potenziellen Lösungen für eine verbesserte Zusammenarbeit aus Vertrieb und Logistik beschäftigen, lohnt es sich einen Blick auf das Konfliktpotenzial und meist Ursache einer unzureichenden Zusammenarbeit zu werfen.

Wie bereits erwähnt haben der Vertrieb- und die Logistikabteilung unterschiedliche Thought Worlds und verfolgen damit auch unterschiedliche Ziele. Während der Vertrieb auf den Kunden und das Umsatzwachstum fokussiert ist, legt der Vertrieb Wert auf reibungslose interne Prozesse und Kostenoptimierung. Diese fast schon konträren Thought Worlds bieten viel Konfliktpotenzial, z.B. wenn der Vertrieb bedingungslose Zielgrößen auferlegt bekommt, vieles verspricht, Aufträge nur auf Zuruf an die Logistik weiterleitet und die Logistik im Endeffekt die Versprechen des Vertriebs in kurzer Zeit auffangen muss.

Die folgenden Interessenkonflikte spielen sich auf einer der zwei folgenden Ebenen ab:

1. Sachliche Ebene

Wie schon erwähnt, haben beide Abteilungen unterschiedliche Ansichten auf das Alltagsgeschäft. Dies ist jedoch nicht alleine durch andere Einstellungen und Thought Worlds begründet, häufig fehlt der jeweils anderen Seite auch das Grundwissen über die Prozesse und Herausforderungen der anderen Abteilung. Ohne dieses Grundwissen ist das Verständnis für die Sichtweise der anderen Abteilungen nur bedingt möglich. So kommt es schnell zu Missverständnissen und Abteilungen reden aneinander vorbei. Bleiben diese Diskussionen jedoch stets auf einer sachlichen Ebene, ist eine Kompromisslösung meist möglich.

2. Persönlicher Ebene

Während eine Kompromisslösung auf einer sachlichen Ebene möglich ist, sieht das Ganze auf der persönlichen Ebene schon weitaus komplizierter aus. So können sachliche Konflikte auch mit einer äußerst professionellen Handhabung zu persönlichen Konflikten werden. Dies sollte jedoch stets vermieden werden. Während altbekannte Probleme über die Zeit gerne emotional aufgeladen werden, hat auch der Typ Mensch und dessen Social Skills auf den Ausgang des Interessenkonflikts einen starken Einfluss. Es ist verständlich, dass Individuen unterschiedliche Perspektiven durch verschiedene Erfahrungen, Kenntnisse und Charaktereigenschaften haben. Allerdings sollte jeder Mitarbeiter in der Abteilungen bereit sein, Konflikte auf einer sachlichen Ebene zu belassen und zielgerichtet nach Lösungen zu suchen.

Diese unterschiedlichen Ansichten im Unternehmen müssen nicht nur zu Konflikten führen. Die unterschiedliche Sichtweise beider Abteilungen können einander ergänzen, neues Licht auf alte Probleme werfen und zu effizienten Lösungen führen. Daher ist es umso wichtiger, beide Thought Worlds der Abteilungen situationsbedingt in Einklang zu bringen. Welche Faktoren zu einer verbesserten Zusammenarbeit beitragen und wie eine optimale Kooperation zwischen Vertrieb und Logistik erreicht werden kann, erklären wir in dem nächsten Abschnitt des Beitrags.

Funktionierende Zusammenarbeit von zwei Faktoren beeinflusst

Zwei Faktoren, der Wille zur Zusammenarbeit und die Kommunikation beider Abteilungen, tragen maßgeblich zum Erfolg einer effizienten Zusammenarbeit bei. Die Motivation zur Zusammenarbeit ist häufig abhängig von der Grundeinstellung der Mitarbeiter, Unternehmens- und Abteilungskulturen, sowie bestehenden Systemen für eine unkomplizierte Kooperation. Die Kommunikation zwischen Abteilungen hängt hingegen von den Social Skills und individuellen Charakteristika der einzelnen Mitarbeiter, aber auch von vorhandenen Kommunikationssystemen zusammen. Vor allem die verwendeten Kommunikationssysteme und dessen Effektivität tragen maßgeblich zur Quantität und Qualität des Informationsaustausches beider Abteilungen bei.

Während die Kooperation durch Motivation häufig durch Teambuilding und weiteren Maßnahmen auf einer persönlichen Ebene verbessert werden kann, stellt vor allem die Kooperation durch Kommunikation ein potenziell großes Feld dar, auf das die Digitalisierung durch kooperative, abteilungsübergreifende Plattformen und Automatisierungen starken Einfluss nimmt.

1. Motivation zur Kooperation

Die Motivation und Bereitschaft stellt den ersten grundlegenden Faktor für eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen Abteilungen dar. Wenn diese nicht in den Abteilungen gegeben ist, dann erschweren sich auch weiterführende Maßnahmen und deren Erfolgsaussichten werden stark gemindert.

Die Motivation zur Zusammenarbeit ist abhängig von der Grundeinstellung des Mitarbeiters und den Strukturen, den dem Mitarbeiter für die Kooperation mit anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt wird. Die Motivation kann durch verschiedene Maßnahmen erhöht werden. Diese werden jedoch im späteren Verlauf des Beitrags noch erörtert. Grundsätzlich gilt: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg und wo kein Wille ist, ist kein Weg und da wird schnell ein Ausweg gefunden.

2. Interne Kommunikation

Wie erwähnt, ist eine gute Kommunikation im Unternehmen teilweise abhängig von den individuellen Charakteristika der Mitarbeiter und deren Social Skills. Jedoch wird auch der eifrigste Kommunikator im Unternehmen eine schwere Zeit haben, wenn die Unternehmenskultur und vorhandene Systeme für die interne Kommunikation vernachlässigt werden.

Die Kommunikation zwischen Abteilungen regelt auch dessen Informationsfluss. Wie schnell Abteilungen von neuen Informationen Bescheid wissen und zu welchem Grad die Informationen ankommen, hängt stark von Effizienz und Art der gewählten Kommunikationskanäle ab. So muss die Kommunikation nicht immer auditiv oder schriftlich sein, auch die Automatisierung von Informationsflüssen und die transparente Einsicht von Kunden- und Auftragsdaten durch Logistik und Vertrieb führt zu einem verbesserten Austausch und schlussendlich Kooperation.

Heutzutage hat vor allem die Digitalisierung großen Einfluss auf die Art und Weise, wie Abteilungen miteinander kommunizieren. So müssen, wie bereits erwähnt, neue Aufträge nicht bedingt vom Vertrieb schriftlich oder mündlich an die Logistik weitergegeben werden. Auch die Nutzung gemeinsamer intelligenter Plattformen kann diese Aufgabe übernehmen, indem sie die Logistik bei einem neu eingetragenen Auftrag sofort benachrichtigt und die benötigten Informationen bereitstellt.

Eine reibungslose Kommunikation der Abteilung, vorangetrieben durch die Digitalisierung, ist jedoch meist leichter gesagt als getan. Neue Systeme brauchen viel Zeit und Aufwand, um zu funktionieren und effektiv gesetzte Ziele zur Nutzung zu erreichen.

Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit

Wie versprochen werfen wir in diesem Beitrag auch einen Blick auf die Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um die Kooperation zwischen Vertrieb und Logistik zu fördern. Doch nicht alle Maßnahmen sind effektiv und von langer Dauer. Viele Herausforderungen bezüglich der Zusammenarbeit benötigen keine utopisch aufwendigen Lösungen, viele der Implementationen sind häufig kostengünstig und können durch pragmatische, organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden.

So sind ein großer Teil der Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit erstaunlicherweise naheliegend. Jedoch werden diese in Unternehmen unterschiedlich stark umgesetzt und sind nicht immer selbstverständlich.

Wir haben für Sie 6 Maßnahmen für die verbesserte Zusammenarbeit in diesem Artikel zusammengetragen:

1. Integrierte IT-Systemlandschaft

Wie bereits mehrfach im Artikel erwähnt, hat auch die voranschreitende Digitalisierung starken Einfluss auf die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Logistik. Neue intelligente Systeme machen die Zusammenarbeit so einfach wie noch nie, vor allem was den Austausch und Auswertung von auftrags- und kundenkritischen Informationen anbelangt. Auch prädiktive Softwareanalysen bieten Vorteile für den Vertrieb und die Logistik, sowohl in der Planung als auch der Umsetzung von Deals und abteilungsübergreifenden Maßnahmen.

2. Unterstützung durch das Top-Management

Das Management und sein Commitment zur Unterstützung und Verbesserung der Kooperation zwischen Vertrieb und Logistik ist von immenser Bedeutung, da sie nicht nur Treiber von Initiativen sind und diese gegebenenfalls auch durchsetzen können, sie haben auch eine Vorbildfunktion für beide Abteilungen. Häufig ist das Management gut beraten, eine Vorbildfunktion einzunehmen, da sowohl das Supply-Chain-Management als auch das Relationship Management durch die Bedeutung des Distribution-Service Performance für die Logistik und Vertrieb immer relevanter wird.

Dabei sollte sich das Top-Management nicht alleine nur auf die gemeinsame Zielsetzung und Planung fokussieren, auch eine Dezentralisierung der Kooperationsinitiative kann positive Effekte hervorrufen, wenn auch Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden und die Zusammenarbeit mitgestalten können.

3. Verständigung durch Meetings & Diskussionspanels

Kommunikation ist eine der zwei entscheidenden Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit der Logistik- und Vertriebsabteilung. Dazu zählen auch gemeinsame Meetings und Diskussionspanel. Durch die Planung und Organisation regelmäßiger Austausche zwischen den Abteilungen können nicht nur aktuelle Herausforderungen und Ziele besprochen werden, auch ein allgemeine Verständigung der jeweils anderen Though World mit ihren Ansichten, Prozessen und Wissen kann angeregt werden.

In diesen Meetings sind vor allem gemeinsame Kontaktpunkte von großer Bedeutung. Einer dieser gemeinsamen Kontaktpunkte könnte auch, simpel gedacht, die räumliche Nähe sein. Während im Alltag Vertriebs- und Logistikmitarbeiter eher selten aufeinandertreffen, vor allem in größeren Unternehmen, kann ein gemeinsamer Raum für Austausch auch ein Raum für neue Ideen und Ansichten darstellen und sich positiv auf die Zusammenarbeit auswirken.

4. Gemeinsame Zielsetzung des Top-Managements

Eine gemeinsame Zielsetzung, wie schon in der Maßnahme „Unterstützung durch das Top-Management“ erwähnt, kann nicht nur die Richtung der Zusammenarbeit vorgeben, sondern auch zum Treiber dessen werden. Gemeinsame Ziele sollten dabei mit Bedacht auf die Unterstützung auf Kontaktpunkte zwischen dem Vertrieb und der Logistik festgelegt werden.

5. Dezentrale Entscheidungsprozesse

Neben der Rolle des Top-Managements trägt auch jeder Mitarbeiter der beiden Abteilungen für eine verbesserte Kooperation bei. Häufig sind es kleine Initiativen von Einzelnen, die auf die Dauer und Menge, beide Abteilungen näher zusammenbringen. Dabei brauchen die Mitarbeiter eigenen Spielraum, um sich die Zusammenarbeit so zurechtzulegen, dass es für beide Seiten auch Sinn macht. So kann sich durch Dezentralisierung der Entscheidungsprozesse auf lange Sicht ein neues, verbessertes Equilibrium der Zusammenarbeit beider Abteilungen in den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter integrieren.

6. Formalisierung der Kooperation beider Abteilungen

Viele der Kontaktpunkte zwischen Vertrieb und Logistik sind informell, auch die Übergabe neuer Aufträge erfolgt gerne einmal auf Zuruf oder indirektem Weg. Dabei kommt es gerne vor, dass nicht alle Informationen, wie benötigt, übermittelt werden und die Logistik mit beschränktem Wissen die Ziele bestmöglich erreichen muss. Dadurch entstehen Fehler in der Beschaffungs- und Produktionskette, was wiederum negative Auswirkungen auf den Vertrieb und dessen Kundenbeziehungen hat. Die meisten Unternehmen, vor allem mit größerer Mitarbeiterzahl und optimierter Kooperation setzen auf eine Formalisierung verschiedener essentieller Kontaktpunkte zwischen Vertrieb und Logistik, um Fehler und Unstimmigkeiten bestmöglich zu vermeiden.

Wie kann Ihr Unternehmen die Thought Worlds beider Abteilungen zusammenführen?

Allgemein betrachtet gibt es natürlich nicht die eine Maßnahme oder das Maßnahmenpaket, das die Zusammenarbeit optimal verbessert. Vielmehr ist es die stetige Verbesserung der Zusammenarbeit durch verschiedene Ansätze und Initiativen. Es ist von immenser Bedeutung, diesen Ansätzen und Initiativen des Managements als auch einzelner Mitarbeiter Raum und Unterstützung zu bieten.

So können sich beide Abteilungen stetig annähern und aus unterschiedlichen Zielen und Thought Worlds können neue Sichtweisen und Lösungen entstehen. Im Endeffekt können von einer verstärkten Zusammenarbeit sowohl beide Abteilung als letztendlich auch das Geschäft und der Kunde gewinnen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen erste Anreize und Ideen für eine verbesserte Zusammenarbeit des Vertrieb und der Logistik liefern.

Wenn das Thema der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit spannend ist, dann empfehlen wir Ihnen auch einen Blick in unsere anderen thematisch passenden Beiträge zu werfen:

Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing:

Hybrid Selling – Die Rolle des B2B-Marketings und dessen Kooperation mit dem Vertrieb

Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Fertigung:

Verbesserte Kooperation zwischen Vertrieb und Fertigung

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch KI:

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch KI-Anwendungen

Natürlich sind die Maßnahmen und Faktoren für eine funktionierende Zusammenarbeit nur sehr grob zusammengefasst und können nicht auf jedes Unternehmen und Situation angewendet werden. Trotzdem hoffen wir, Sie konnten etwas für Ihr Unternehmen mitnehmen. Wenn Sie weiterführende Informationen zu diesem Thema benötigen, lohnt es sich einen Blick in unsere Quellen zu werfen. Dort finden Sie weitere Studien zu dem Thema der Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Logistik und wie diese optimal gestaltet und unterstützt werden kann.